Das Memo, das keiner liest
Freitagabend, 17:02 Uhr. Der Chef schickt noch schnell eine interne Rundmail: „Bitte dringend lesen!“ 2.000 Empfänger/-innen, 1.995 ungelesen, 5 versehentlich gelöscht. Willkommen im Alltag interner Kommunikation: gut gemeint, selten geliebt, oft zu spät. Im Büro kichert jemand: „Wenn es wirklich wichtig wäre, hätte er angerufen.“ Die Kollegin daneben seufzt: „Ich druck’s mir lieber nicht aus – sonst ist mein Papierfach leer.“
So oder so ähnlich läuft es täglich in Unternehmen. Interne Kommunikation ist das unsichtbare Nervensystem jeder Organisation. Sie verbindet Abteilungen, informiert, motiviert, bremst Gerüchte – oder eben nicht!
Die Spielregeln ändern sich. Während noch viele auf klassische Newsletter und Intranet-Artikel setzen, hält Künstliche Intelligenz Einzug. Nicht als Roboter, der uns Arbeit wegnimmt, sondern als unsichtbare Assistenz, die Informationen so filtert, sortiert und präsentiert, dass sie endlich da ankommen, wo sie sollen.
Schluss mit Massenmails: Punktlandung statt Gießkanne
Die wohl größte Baustelle: zu viele Informationen. Jeder bekommt alles, niemand liest mehr irgendwas. KI bricht diesen Teufelskreis.
Statt einer Flut an internen Rundmails blinkt nur ein kompakter Newsletter auf. Keine zehn Themen auf einmal, sondern genau die zwei Infos, die Sie heute wirklich brauchen: eine Projektankündigung Ihrer Abteilung und die Einladung zum neuen Weiterbildungsangebot. Fast wie meine Playlist bei Spotify.
Statt Rundumschlag gibt es künftig maßgeschneiderte News: Der Vertrieb liest Vertriebsnachrichten, die Produktion Produktionsnachrichten, HR-Mitarbeitende die neuesten Policy-Updates. „Mein Postfach ist plötzlich so leer, dass ich mich frage, ob der Server abgestürzt ist“, witzelt ein Mitarbeiter. Ein Anderer: „Aber nein, ich bekomme nur noch das, was mich betrifft. Herrlich.“ Eine Mitarbeiterin brachte es kürzlich auf den Punkt: „Früher habe ich interne Mails gemieden wie den Gang zum Zahnarzt. Heute freue ich mich fast drauf – danke, KI!“
Die Vorteile von personalisierten News
- Relevanz: Mitarbeitende lesen wirklich, weil es sie betrifft.
- Zeitgewinn: Weniger Blättern, weniger Scrollen.
- Motivation: Informationen fühlen sich wie ein Service an – nicht wie eine Last.
Agent 0101
AI Agents eröffnen neue Möglichkeiten in der internen Kommunikation. Sie können als intelligente Assistenten fungieren, die Informationen aus verschiedenen Systemen bündeln, Antworten auf häufige Fragen liefern oder Mitarbeitende aktiv mit relevanten Updates versorgen. Zudem unterstützen sie beim Erstellen, Prüfen und Anpassen von Texten, indem sie Tonalität, Zielgruppenbezug und Verständlichkeit optimieren. Auch für Recherchen sind AI Agents hilfreich: Sie durchsuchen interne Wissensdatenbanken, bereiten Inhalte kompakt auf und stellen diese passgenau bereit. Dadurch werden Kommunikationsprozesse effizienter, transparenter und entlasten Teams spürbar im Arbeitsalltag.
Der Chatbot, der nie Feierabend macht
Früher war die HR-Hotline ständig überlastet. „Wo finde ich das Formular für Sonderurlaub?“ „Wie funktioniert das neue Zeiterfassungstool?“ Wie kann ich Homeoffice für nächste Woche beantragen? Früher hätte man die halbe Abteilung gefragt oder die Intranetsuche verflucht. Heute tippt man die Frage in den Chatbot und öffnet die passende Seite. Routinefragen? Sekundensache.
„Ich frage den Chatbot öfter als meinen Chef“, gesteht eine Kollegin. „Der antwortet schneller – und erklärt Dinge ohne PowerPoint.“ Auch nachts oder am Wochenende liefert der digitale Assistent Antworten. Besonders praktisch für Mitarbeitende im Schichtbetrieb. Azubi O-Ton: „Der Chatbot hat mir mehr über Urlaubsregelungen erklärt als meine Einführungswoche. Ohne blöde Blicke, wenn ich was zum dritten Mal frage.“
Typische Fragen an interne Chatbots
- Wie beantrage ich Homeoffice?
- Wo melde ich Krankheit?
- Welche Sicherheitsregeln gelten für meine Abteilung?
Alle verstehen viele Sprachen
Internationale Teams kennen das Problem: Englisch als Unternehmenssprache klingt gut, ist aber oft holprig. KI übersetzt interne Mitteilungen sofort in alle Sprachen.
„Das erste Mal, dass mein Team in drei Ländern gleichzeitig gelacht hat – und zwar über denselben Witz“, erzählt eine Projektleiterin. Im Team-Call spricht ein Kollege aus Mexiko. Früher war das ein Sprachpuzzle – heute liest man parallel die Echtzeit-Übersetzung. Alle lachen gleichzeitig über denselben Witz. Sprachbarrieren? Fast vergessen. „Das ist besser als jeder Teambuilding-Workshop.“ Nicht nur die „englisch sicheren“ Mitarbeitenden verstehen alles, sondern wirklich alle.
Mobile First
KI kann Inhalte automatisch so aufbereiten, dass sie für Smartphones leicht konsumierbar sind: kurze Zusammenfassungen, visuelle Highlights oder interaktive Elemente. Außerdem sorgen intelligente Benachrichtigungen dafür, dass Mitarbeitende relevante Informationen zur richtigen Zeit und im passenden Kanal erhalten. KI-gestützte Übersetzungen und personalisierte Feeds ermöglichen es, Botschaften über Standorte und Sprachen hinweg konsistent und verständlich auszuspielen. So wird die interne Kommunikation nicht nur mobilfreundlich, sondern auch individuell, effizient und inklusiv.
Die Stimmung im Blick – wie ein Wetterbericht fürs Büro
Kommunikator/-innen sind nicht nur Sender, sie brauchen Feedback. Doch klassische Mitarbeiterbefragungen dauern Monate. KI analysiert laufend Umfragen, Chat-Kommentare und Stimmungsbilder. „Die Software meldete: ‚Abteilung B: leicht bewölkt‘“, erzählt ein HR-Manager. „Ich bin mit Schokolade rüber. Danach: Sonnenschein.“ So wird sichtbar, wo Begeisterung herrscht – und wo eine Krise gärt.
Gegen Mittag trudelt Feedback zu einem laufenden Change-Prozess ein. Statt seitenweise Kommentare zu wälzen, meldet die KI einen Trend: Skepsis über die neue Software. Wie ein Wettervorhersage warnt sie vor aufziehenden Wolken, und ermöglicht es in der Kommunikation, sofort nachzusteuern.
So funktioniert KI-gestützte Stimmungsmessung
- Textanalysen von Kommentaren, Chats, Feedbacks
- Erkennung von Tonalität: positiv, neutral, negativ
- Live-Reports für Kommunikations- und HR-Teams
Meetings ohne Blackout
Meetings sind produktive Zeitfresser. Jeder redet, keiner schreibt mit, am Ende weiß niemand, was beschlossen wurde. KI beendet das: Transkription, Zusammenfassung, To-dos automatisch. „Ich habe mich zum ersten Mal auf ein Protokoll gefreut“, sagt ein Teamleiter. „Und das, obwohl es nicht mal Emojis hatte.“ Der IT-Leiter trocken: „Die KI protokolliert. Endlich kann ich mich im Meeting wieder aufs Kaffeekochen konzentrieren.“
Nachmittags das übliche Ritual: Meeting-Marathon. Doch diesmal kein Chaos. Die KI transkribiert alles, fasst die wichtigsten Punkte zusammen und verschickt automatisch die To-dos. Niemand streitet mehr darüber, wer jetzt eigentlich die Präsentation vorbereitet.
Intranet mit Netflix-Faktor
Das alte Intranet: eine digitale Rumpelkammer. Das neue Intranet: personalisiert, lernend, fast schon unterhaltsam. Statt einer unübersichtlichen Startseite warten dort selektierte Empfehlungen: ein Artikel zum neuen Projektmanagement-Tool und ein kurzer Lernkurs, der genau zum Job passt. Wie Netflix – nur mit Arbeitsthemen. „Ich wollte nur kurz reinschauen“, sagt eine Mitarbeiterin. „Plötzlich habe ich drei Artikel durchgeklickt. Fast wie Binge-Watching. Fehlt nur noch der Nächste Folge-Button.“
Typische KI-Empfehlungen
- „Andere in deinem Bereich lesen gerade …“
- „Passendes Lernmodul für dein Projekt …“
- „Neue Tools für deine Rolle …“
Kommunikation für alle – auch ohne Schreibtisch
Viele Mitarbeitende haben keinen Computer: Werkhalle, Baustelle, Lager. Sprachassistenten bringen Infos per Zuruf. „Meine Schichtzeiten bekomme ich jetzt per Sprachbefehl“, sagt ein Lagerarbeiter. „Früher musste ich fünf Aushänge durchblättern. So funktioniert Kommunikation für alle, nicht nur fürs Headquarter.
Frühwarnsystem gegen Gerüchteküche
Gerüchte verbreiten sich rasend schnell. KI erkennt sie früh. „Das Tool meldete plötzlich viele Nennungen von ‚Kantine‘“, erzählt eine Kommunikatorin. „Wir haben sofort aufgeklärt: Nein, die Pommes bleiben auf der Speisekarte.“ Ein Lächeln, ein Gerücht weniger, und die Belegschaft ist beruhigt.
Kreativität auf Knopfdruck
Interne Kampagnen müssen schnell sein und ansprechen. Generative KI erstellt Poster, Visuals, sogar Videos. „Früher drei Tage Infografik. Heute drei Minuten“, sagt ein Designer. Und weil heute alles Schlag auf Schlag geht, wird am Ende noch schnell eine interne Kampagne für die neue Nachhaltigkeitsstrategie vorbereitet. Früher hätten Grafiker/-innen tagelang an Visuals gefeilt. Jetzt liefert die KI in Minuten Poster, Infografiken und GIFs. „Endlich Zeit für das, was Spaß macht: Ideen entwicklen.“
Dos beim KI-Design
KI für Standardgrafiken einsetzen
Zeit für kreative Ideen freischaufeln
Don’ts beim KI-Design
KI ohne menschliche Kontrolle nutzen
Emotionale Kampagnen rein maschinell bauen
Keine Angst vorm weißen Monitor. Texten leichtgemacht
KI-gestützte Chatbots können in der internen Kommunikation wertvolle Unterstützung leisten – besonders beim Texten und Recherchieren. Mitarbeitende erhalten dadurch schnelle Hilfe beim Formulieren von Mitteilungen, Präsentationen oder Newsletter-Artikeln. Der Chatbot kann Stil und Tonalität an Zielgruppen anpassen, Formulierungen vereinfachen oder Texte kürzen. Gleichzeitig unterstützt er beim Recherchieren, indem er Informationen aus internen Wissensquellen bündelt, Daten aufbereitet und relevante Inhalte vorschlägt. Die Entwürfe können mit den Teams geteilt und beurteilt werden. So sparen sie Zeit, erhöhen die Konsistenz der Kommunikation und können sich stärker auf kreative oder strategische Aufgaben konzentrieren.
Lernen mit Avataren
Pflichtschulungen sind oft langweilig. KI macht sie interaktiv. Avatare erklären Inhalte, beantworten Fragen, bleiben unermüdlich freundlich. Statt trockenem E-Learning begrüßt sie ein Avatar, der Fragen beantwortet und Tipps gibt. Geduldig, freundlich, jederzeit verfügbar. Fast wie ein Tutor, nur ohne Feierabend. „Der Avatar begrüßt mich jedes Mal so nett, dass ich mich schlecht fühle, wenn ich das Training verschiebe“, sagt ein Mitarbeiter lachend.
Der Blick auf die KI aus verschiedenen Perspektiven
Die Führungskraft sagt: „KI hilft mir, meine Leute schneller zu erreichen. Aber reden muss ich immer noch selbst.“ Die Betriebsrätin erklärt: „Wir müssen genau hinschauen: KI darf nicht zum Überwachungstool werden. Aber als Helfer hat sie großes Potenzial.“ Der IT´ler: „Die größten Fragen sind nicht ‚Kann die KI das?‘, sondern: ‚Wie schützen wir die Daten?‘“ Der
Azubi grummelt: „Für mich ist KI normal. Ich wundere mich eher, dass manche noch Protokolle von Hand tippen.“
Mehr Relevanz, weniger Rauschen
KI ist kein Ersatz für das Menschliche – sie ist der Verstärker. Sie filtert, sortiert, strukturiert und macht die Kommunikation relevant. Künstliche Intelligenz wird unsere Kommunikation nicht menschlicher machen. Das bleibt unsere Aufgabe. Sie gibt uns die Zeit zurück, uns darauf zu konzentrieren.